Umstellung der österreichischen UST in KÖBU-Win zum 31.12.2021

Stand 20.12.2021 / KÖBU-Win-Version 21.4..15.11

Lesen Sie bitte gründlich die nachfolgenden Erläuterungen und wenden sich, sofern Rückfragen oder Zweifel bestehen, rechtzeitig an unsere Hotline, damit wir frühzeitig auf Ihre Anregungen reagieren können.

Die Umstellung sollte in der Nacht vom 31.12.2021 auf den 01.01.2022 stattfinden und am besten unmittelbar nach Geschäftsschluss (Kassenschluss) gestartet werden.

1. Vorbereitungen mit Vorlauf im Dezember

Vor der MWSt-Umstellung sollten folgende Arbeiten durchgeführt worden sein:

• alle offenen Lieferscheine berechnen
  • alle Remissionen erstellen
  • alle Wareneingänge buchen, incl. aller elektronischen Lieferscheine
  • alle Preisupdates verarbeiten
  • alle notwendigen Auswertungen vornehmen!

KÖBU WIN auf die aktuelle Version 21.4. aktualisieren!!!

Für Kunden mit den Modulen Lieferschein und Rechnung. Achtung!

Alle nicht abgerechneten Lieferscheine, die noch mit dem alten MWST-Satz erstellt wurden, dürfen nach der Umstellung nicht per „Lieferscheine sammeln“ zu Rechnungen zusammengefasst werden, da diese Rechnungen automatisch den neuen MWSt-Satz erhalten.

2. Vorbereitung am 31.12.2021 nach Kassenschluss

Führen Sie bitte an allen Kassen einen Tagesabschluss durch. Bei KÖBU-Win Kassen vergessen Sie bitte nicht auf den Jahresbeleg für Finanzonline (Menü PC-Kassa, Fiskalisierung, Belege und Montas- und Jahresbeleg)

Führen Sie bitte unmittelbar vor Start der Umstellungsroutinen eine komplette Datensicherung durch, die mindestens alle von KÖBU-Win verwendeten Datenbanken (*.df1,*.df2, *.df3 etc.) enthält. Der Einfachheit halber können Sie das gesamte Datenverzeichnis von KÖBU-Win sichern. (normalerweise bei Einzelplatz das Verzeichnis c:\koebu)

3. Durchführung in KÖBU-WIN

Haben Sie unter ADMINISTRATION > EINSTELLUNGEN > MWST bereits einen hinterlegten MWST-Satz mit der laufenden Nr 4. mit 10% (für Zeitungen usw…) dann müssen Sie Ihre Artikel im Sortiment wieder auf die Nr.1 (10%) umstellen.

Gehen Sie dazu im Menüpunkt Sortiment auf Auswählen und geben Sie bei Warengruppe 0 und die Suchart ‚größer gleich‘ an und ganz unten (mit dem rechten Balken nach unten scrollen)  bei MWSt den Eintrag 4 aus. (der letzte unten in der Auswahlliste mit 10% und danach mit dem dem rechten Balken nach oben scrollen und mit dem grünen Häkchen bestätigen) In der Trefferliste markieren Sie alle Einträge, wenn es sehr viele sind, dann am einfachsten über den Menüpunkt Bearbeiten und Alles auswählen (oder Ctrl [bzw. Strg]+ A)

Dann links unten auf das Symbol

 klicken und MWSt auswählen.

Hier wählen Sie den Eintrag 5% Buch aus, Auswahl bleibt auf Nettopreise neu ermitteln und klicken auf Eintragen.

Um die eigentliche Umstellung zu starten, ändern Sie bitte im Menü ADMINISTRATION > EINSTELLUNGEN > MWST den dort hinterlegten MWST-Satz 5% auf 10% . Bitte legen Sie keinen neuen MWST-Satz an!

Beim Speichern dieser Änderung fragt KÖBU-Win, ob die Netto- oder Bruttopreise neu berechnet werden sollen:

Achten Sie bitte darauf, dass die Option „Nettopreise“ markiert ist. Sollte Ihnen eine andere Voreinstellung anzeigen, ändern Sie diese bitte unbedingt auf „Nettopreise“.

Alle Nettoverkaufs- und Einkaufspreise werden auf Basis der jeweiligen Bruttopreise neu ermittelt

Die Umstellung benötigt – je nach Datenmenge – einige Zeit.

Danach starten Sie KÖBU-Win neu, damit alle Anzeigen, insbesondere die MWSt- Klapplisten, die neuen Werte präsentieren. Die Preisanpassung findet bei folgenden Daten statt:

• Sortiment
• Bestellungen
• Abholfach:
  • leer
  • benachrichtigt „!“
  • abgeholt „>“
  • zurückgenommen „?“

Die zuvor beschriebene Umstellung erfasst alle Artikel, die bisher mit 5% MWSt belegt waren. Darunter beispielsweise auch eBooks, Hörbücher etc, die aber keinen neuen MWst-Satz erhalten dürfen, sondern weiterhin mit 10% MWSt belegt bleiben.

Achten Sie bitte darauf, dass die Option „Nettopreise neu ermitteln“ markiert ist. Sollte Ihnen eine andere Voreinstellung anzeigen, ändern Sie diese bitte unbedingt auf „Nettopreise neu ermitteln“.

Nach der MWSt-Umstellung in den Stammdaten werden alle neu erstellten

• Lieferscheine
• Rechnungen
• Elektronischen Lieferscheine

mit dem neuen MWSt-Satz 10% berechnet.

4. Das ist beim Rechnungsmodul zu beachten:

Die Ausgabe der Preise erfolgt dabei wie bisher in Abhängigkeit des Schalters „netto“ (Menü STAMMDATEN > EINSTELLUNGEN > FAKTURA).

Bisherige Bruttoverkaufspreise werden unverändert weiter berechnet, aber ein höherer MWSt-Anteil wird ausgewiesen (10% statt wie bis jetzt 5%)

Fakturierung nach der Umstellung (Rechnungsmodul)

Alle neu erstellten Lieferscheine und Rechnungen, bei denen der MWSt-Satz 1 verwendet wird, werden wieder mit 10% MWSt ausgewiesen.

Alle zur Umstellung noch nicht abgerechneten Lieferscheine, die noch mit dem alten MWST- Satz erstellt wurden, dürfen nicht per „Lieferscheine sammeln“ zu Rechnungen zusammengefasst werden, da diese Rechnungen automatisch den neuen MWSt-Satz erhalten.

Diese Lieferscheine müssen ausschließlich über das Menü „Lieferschein > Weiterreichen“ einzeln zu Rechnungen umgewandelt werden, weil nur dann die neu erstellten Rechnungen den alten MWSt-Satz aus dem Lieferschein übernehmen.

Es empfiehlt sich deshalb, vor der MWSt-Umstellung alle offenen Lieferscheine zu berechnen, zurückzunehmen oder ggf. zu stornieren.